“La aparición de los repositorios digitales no ha cambiado la finalidad de las bibliotecas: almacenar, conservar y preservar el conocimiento para ponerlos a disposición de los usuarios”

Desde que el hombre apareció en la faz de la tierra ha venido desarrollando conocimientos que le han permitido dominar las fuerzas de la naturaleza, asegurando su supervivencia, tratando de hacer la vida más confortable y duradera para la población, gracias a los avances en los distintos campos de las ciencias, las artes y la tecnología.

Cada generación recibe un bagaje de conocimientos de la generación anterior y los modifica o incrementa en base a sus propias experiencias. Para ello es fundamental que los conocimientos puedan ser transferidos y preservados en una forma consistente.

Para la transmisión del conocimiento se requiere de un lenguaje y un soporte. El lenguaje es un conjunto de convenciones tácitas entre un grupo de personas para entender los mensajes que se transmitan entre ellos. El soporte es el medio físico mediante el cual se transmiten los mensajes.

Antes de la aparición de la escritura y el papel, los conocimientos se transmitían en forma oral, mediante sonidos (palabras) que ambas partes entendían, siendo la voz el soporte necesario para su transmisión. El conocimiento recibido oralmente se almacenaba en los cerebros de las personas que recibían el mensaje, lo cual no permitía asegurar su integridad y permanencia en el tiempo, pues la memoria humana es aleatoria, es decir las informaciones que recibe pueden ser fácilmente olvidadas y luego, algunas de ellas, recordadas o tergiversadas. Así, esta forma de transmisión da lugar a que se reemplazara la historia (lo que realmente sucedió) por la leyenda (lo que la persona escuchó o creyó haber escuchado que sucedió).

Por eso la aparición de la escritura y del papel (primero los papiros) constituyeron el primer gran hito en los avances para la difusión y preservación del conocimiento de la humanidad, facilitando la transmisión del mismo de generación en generación, sin el peligro de ser deformado. La reunión de varios documentos escritos en forma continua sobre un mismo tema dio origen al libro.

Para guardar y preservar estos escritos (papiros, documentos sueltos o libros) aparecieron las Bibliotecas (de Biblios, que significa libro), en la cual todos estos documentos se guardaban en forma ordenada, de manera que pudieran ser ubicados con facilidad cuando fueran requeridos.

Ya desde las primeras bibliotecas quedaron claros los elementos que las componen y permiten su funcionamiento:

• Libros o documentos sueltos, que se deberían almacenar en forma ordenada.
• Estantería adecuada para colocar ordenadamente los libros.
• Catálogo, que permitía conocer qué información se podía encontrar en la biblioteca.
• Bibliotecario, que conocía lo que se almacenaba, actualizaba el catálogo con los nuevos documentos recibidos y atendía a los usuarios que venían en busca de conocimientos.

Quién sabe, en esos primeros tiempos, y hasta bien entrada la edad media, lo que principalmente diferenciaba las bibliotecas de la época con las actuales eran sus usuarios. Las bibliotecas estaban orientadas a atender a un reducido grupo de estudiosos, personas privilegiadas quienes contaban con la autorización del promotor y protector de la biblioteca. En un inicio solía ser un rey, un gobernante o un mecenas, preocupados por la cultura, pero posteriormente pasaron a ser auspiciadas por la Iglesia Católica, en sus numerosos conventos de clausura para la difusión del cristianismo. Téngase en cuenta que por entonces una función importante en los conventos era la copia de los libros para multiplicar su difusión.

Por ello un segundo hito de importancia para la difusión del conocimiento fue la aparición de la imprenta a mediados del siglo XV, la cual permitió obtener muchas copias iguales del mismo documento, y sin el riego de error cometido al copiar a mano el documento. El poder disponer de muchas copias del mismo libro aceleró el proceso de difusión del conocimiento y creación de nuevo conocimiento, contribuyendo además a la preservación del mismo, pues al existir múltiples copias de cada documento se reducía el riesgo de su desaparición por accidentes naturales (terremotos, incendios, inundaciones, etc.) o por mano del hombre (guerras, robos).

Sin embargo, la velocidad de propagación del conocimiento quedaba limitada por la velocidad del medio usado para transportar los libros, ya sea el caballo (posteriormente el ferrocarril) o el barco. Por otra parte, las bibliotecas dejaron de ser una casi exclusividad de los conventos y pasaron a ser promovidas por los gobiernos de las ciudades y puestos en mayor medida al alcance de los ciudadanos, aunque su organización fuera similar a la ya descrita en párrafos anteriores (libros, estantes, catálogo, bibliotecarios).

Desde la aparición de la imprenta hasta mediados del siglo XX se produjeron muchos avances tecnológicos que tuvieron influencia directa o indirecta en la difusión del conocimiento, como el telégrafo, el teléfono, la fotografía, el cine y la televisión, y, transversalmente a la mayoría de ellos, la electricidad, que mueve el mundo contemporáneo. Por supuesto también se produjeron mejoras en la forma de operar de las imprentas. Esos avances influyeron principalmente en la calidad de los documentos impresos y en la velocidad de su difusión, pero tuvieron poco efecto en las formas de trabajar de las bibliotecas, ya descrita en párrafos anteriores.

A mediados del siglo XX se produce un tercer gran hito en la difusión del conocimiento, con la aparición de las computadoras, que, usando tecnología digital, es capaz de representar cualquier información basada en el manejo de números binarios, donde sólo existen el 1 y el 0 (CERO). La computadora, mediante su memoria binaria, permitía almacenar información (al comienzo solamente representada por caracteres alfanuméricos) y acceder posteriormente a ella, preservándola sin variación por tiempo indefinido, hasta que el operador decidiera borrarla o modificarla. Además de almacenar la información, el computador permitía combinar diferentes informaciones para obtener nuevas informaciones y presentarlas en un orden que sea de mayor utilidad al usuario.

Como en todos los inventos del hombre, su desarrollo es gradual, salvo en este caso, fue mucho más acelerado que en otros (papel, imprenta) de manera que en menos de un siglo ha cambiado radicalmente la forma de difundir el conocimiento, y, por ende, el funcionamiento de las bibliotecas.

Al comienzo la capacidad de almacenamiento y procesamiento de las computadoras era muy limitado, por el tamaño de su memoria y la velocidad de su procesador, lo que sólo permitía almacenar información sobre los libros y documentos que albergaban las bibliotecas (metadatos), pero no el documento en sí. Por ello un primer impacto de la computadora en las bibliotecas fue la automatización del catálogo, reemplazando los tradicionales ficheros manuales, donde era necesario mantener ficheros independientes organizados de diferentes maneras (por autor, por tema, por título, etc.)  por un solo fichero electrónico que se podía consultar en listados organizados en forma similar a los ficheros manuales.

Con la ampliación de la capacidad de las memorias, el aumento de velocidad de los procesadores y la mejora en las comunicaciones, fue posible lograr que el computador realice múltiples tareas simultáneamente, y que éstas puedan ser realizadas mediante terminales situados a distancia del computador, constituyendo el teleproceso, que ha tenido un fuerte impacto en la manera de operar de las bibliotecas. Un primer efecto del teleproceso en las bibliotecas fue la implementación de un catálogo virtual, actualizado, en línea, que pudiera ser consultado por los usuarios sin tener que acceder a las fichas manuales ni a los listados del computador que las reemplazaron.

Como indicamos otra limitación del computador, sobre todo en sus inicios, fue la capacidad de almacenamiento (memoria) interna y externa. Por ello el almacenamiento de información se organizó en archivos planos, en los que cada registro representaba un ítem al que se refería el archivo (por ejemplo: cada libro de la biblioteca). A su vez el registro se dividía en campos. Cada campo contenía una característica del ítem al cual se refería el registro (por ejemplo: el código ISBN del libro). Cada campo sólo podía contener información alfanumérica. Todos los registros tenían la misma longitud y los mismos campos. Por limitaciones de tamaño y facilidad de uso muchas veces había que diseñar varios archivos, con informaciones diferentes y complementarias, para describir un mismo ítem, en cuyo caso para asociarlos entre sí había que identificarlos con un código. Por ejemplo, con relación a los libros podría existir un archivo con las características del libro y otro con las características de su uso.

Posteriormente, con el incremento en las capacidades de memoria posibles de obtener, ya no fue necesario organizar varios archivos respecto de un mismo ítem, estableciéndose una estructura que se denominó “Base de Datos”, a la cual se podía acceder no sólo por un código asignado al ítem, sino por alguna de sus características más relevantes, aunque en un inicio se mantenía la limitación de almacenar solo caracteres alfanuméricos.

Un siguiente paso en la transformación de las bibliotecas se da cuando, al contar con mayor cantidad de memoria disponible, los campos de información de los archivos y bases de datos pudieran contener todo tipo de información, no solo la que se puede expresar con caracteres alfanuméricos. En realidad, siempre se ha sabido que cualquier expresión humana (excepto el olor, por el momento) puede ser digitalizada, es decir representada por un conjunto de unos y ceros. El problema estriba en la cantidad de memoria que se requiere para ello. De esta forma se empezaron a guardar en las memorias del computador textos completos, fotografías, películas, videos, audios, etc.

En la medida que se podía representar todo tipo de información, el computador pasó de albergar y procesar solamente información transaccional, utilizada principalmente en sistemas relacionados con la administración y los negocios, a albergar y procesar información documental, multimedia, es decir a albergar conocimiento, al cual se podía acceder mediante adecuados sistemas de búsqueda. El conjunto de archivos que permitían albergar este conocimiento constituyen los ahora denominados Repositorios Digitales.

Gracias a estos avances tecnológicos se dinamizó el papel de las bibliotecas, en las cuales empezaron a convivir los libros tradicionales con los documentos digitales almacenados en los repositorios, los cuales contenían no sólo libros, si no también fotografías, películas, audios, videos y todo tipo de documentos susceptibles de ser digitalizados.

Paralelamente, el avance en las comunicaciones, especialmente el desarrollo de la internet, permitió que este conocimiento fuera accesible desde cualquier ubicación y por medio de cualquier dispositivo a donde llegara la señal de internet.

El manejo de repositorios de conocimiento por las bibliotecas presentaba múltiples ventajas, en costo de espacio, alcance y facilidad de uso. Un mismo documento podía ser visualizado por muchas personas a la vez, sin la limitación de los libros físicos, que sólo estaban disponibles simultáneamente para una persona por cada copia del libro que se tuviera, constituyéndose los repositorios como el nuevo paradigma alrededor del cual funcionan las bibliotecas. Sin embargo, este cambio de paradigma, aun cuando se está acelerando en los últimos tiempos, y se ha visto acelerado a causa de la pandemia, todavía es incipiente, por la gran cantidad de libros impresos que albergan las bibliotecas, cuyo costo de digitalización es todavía muy elevado.

El uso de repositorios digitales en las bibliotecas trae aparejada también la posibilidad de una estrecha colaboración entre las bibliotecas que así lo decidan. Para ello basta que cada biblioteca implemente su repositorio bajo estándares internacionales para el diseño de los mismos (protocolo OAIPMH) y para la asignación de metadatos, es decir las características que definen al documento y que permiten su búsqueda (Dublin Core). Bajo estos acuerdos no sólo es posible que los usuarios de una biblioteca accedan a los documentos de otra biblioteca, si no también que en una biblioteca aproveche los datos de la catalogación de un documento efectuada por otra biblioteca.

Este cambio de paradigma se ha visto también favorecido por el abaratamiento de los recursos necesarios para manejar un repositorio, no sólo por la reducción del costo de los equipos necesarios para albergar los repositorios, sino también por la popularización de los servicios de almacenamiento y procesamiento en la nube, los cuales se pagan de acuerdo al uso que realmente se les da, sin necesidad de invertir en equipos que no siempre están usados a su máxima capacidad y que hay que renovarlos frecuentemente por la rapidez de los avances tecnológicos.

El 15 de setiembre de 2020 el ingeniero Jorge Solís, compartió a través de una conferencia en línea su experiencia en el desarrollo de Repositorios Digitales.  Puede encontrar la grabación del webinar “De los quipus a los repositorios digitales” en este enlace: http://repositorio.pucp.edu.pe/index/handle/123456789/172152